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Nottaを使えば、会議音声を自動で文字起こしできます。
しかし、文字起こしされた文章をそのまま議事録として共有すると、会話の言い直しや雑談も残るため、重要な情報を探しにくくなります。
そこで効果的なのが、次の役割分担です。
・Nottaで録音と文字起こしを行う
・文字起こしの重要部分を確認・修正する
・生成AIで決定事項、担当者、期限などを整理する
・最後に人間が元の音声と照合する
Nottaの録音や文字起こしの基本操作は「Nottaの使い方を初心者向けに解説」で、実際の文字起こし精度や使用感は「Nottaを1年以上ほぼ毎日使った本音レビュー」で詳しく紹介しています。
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筆者は2025年4月からNottaのプレミアムプランを利用し、日本語・英語の会議を中心にほぼ毎日使用しています。
現在は、Nottaで文字起こししたデータを別の生成AIへ入力し、会議の目的に合わせた議事録を作っています。
この方法なら、単純な会議要約だけでなく、次のような項目も整理できます。
・決定事項
・未決事項
・担当者
・対応期限
・課題とリスク
・次回までのアクション
・顧客からの要望
・経営層向けの短い要約
本記事では、Nottaの文字起こしデータから、実務で使える議事録を作成する手順と、そのまま使える生成AI向けの指示文を紹介します。
※文字起こしや生成AIの出力には誤りが含まれる可能性があります。重要な金額、日付、契約条件、担当者、意思決定については、必ず元の音声や参加者の認識と照合してください。
Nottaで議事録を作る基本的な流れ
Nottaと生成AIを組み合わせた議事録作成は、次の7段階で進めます。
1．Nottaで会議を録音する
2．文字起こし結果を確認する
3．固有名詞と重要な数値を修正する
4．話者名を整理する
5．文字起こしデータをコピーまたはダウンロードする
6．生成AIへ入力して議事録を作る
7．元の音声と照合して完成させる
最も重要なのは、文字起こしを一字一句きれいに直すことではありません。
議事録の正確性に影響する部分だけを優先して確認し、生成AIで情報を構造化することです。
文字起こし・要約・議事録の違い
Nottaを使い始めたばかりの人は、文字起こし、要約、議事録を同じものとして考えがちです。
実際には、それぞれ役割が異なります。
文字起こし
会議で話された内容を、発言に近い形で文章へ変換したものです。
会話の順番や細かな発言を確認できますが、言い直し、相づち、雑談、重複した説明なども含まれます。
要約
文字起こしの内容から、主要な論点を短く整理したものです。
会議の概要を素早く把握するには便利ですが、担当者や期限など、実務で必要な情報が十分に整理されないことがあります。
議事録
会議後の業務に必要な情報を、目的に合わせて整理した文書です。
一般的な議事録には、次の情報を含めます。
・会議名
・日時
・参加者
・会議の目的
・主要な論点
・決定事項
・未決事項
・担当者
・期限
・次回までの対応事項
つまり、Nottaの文字起こしは議事録を作るための材料です。
生成AIを使うことで、大量の会話記録から必要な情報を抽出し、読みやすい形式へ整理できます。
手順1．Nottaで会議を録音する
まず、Nottaで会議を録音します。
対面会議であれば、スマートフォンやパソコンのNottaから録音を開始します。
録音前には、次の点を確認してください。
・会議で使用する言語が正しく設定されている
・マイクの使用が許可されている
・スマートフォンの充電が十分にある
・発言者の声が入りやすい位置に端末を置いている
・参加者へ録音について説明している
・会社の情報管理ルールに違反していない
会議の途中で録音を開始すると、冒頭の目的や前提条件が抜ける可能性があります。
できるだけ会議開始前にNottaを起動し、録音準備を済ませておきましょう。
手順2．文字起こし結果を確認する
会議終了後、Nottaで文字起こし結果を開きます。
ここで全文を細かく修正しようとすると、かえって時間がかかります。
まずは、次の箇所を優先して確認してください。
・会議の結論に関わる発言
・決定事項
・担当者名
・対応期限
・金額
・数量
・日付
・契約条件
・否定表現
・会社名や商品名
・業界特有の専門用語
特に注意したいのは、「する」と「しない」、「可能」と「不可能」のように、誤認識によって意味が反対になる表現です。
例えば、次のような誤りが残ったまま生成AIへ入力されると、誤った議事録が作られる可能性があります。
誤った文字起こし：
「来月までに対応しない予定です」
実際の発言：
「来月までに対応したい予定です」
生成AIは与えられた文字起こしを基に文章を作るため、重要部分の確認は省略できません。
手順3．固有名詞と重要な情報を修正する
文字起こしで誤認識されやすいのは、次のような情報です。
・人名
・会社名
・商品名
・部署名
・プロジェクト名
・地名
・略語
・業界用語
・英語の固有名詞
筆者も、英語会議では会社名、サービス名、人名などを修正することがあります。
生成AIへ入力する前に、最低限の前提情報を追加する方法も有効です。
例えば、文字起こしの冒頭へ次のような情報を加えます。
・A社：顧客企業
・山田：営業担当者
・Smith：顧客側のプロジェクト責任者
・Project Alpha：今回議論している案件名
・ARR：年間経常収益を意味する
この前提情報があると、生成AIが固有名詞や参加者の関係を整理しやすくなります。
手順4．話者名を整理する
複数人の会議では、誰が何を発言したかが重要です。
Nottaの文字起こしで「話者1」「話者2」と表示されている場合は、可能な範囲で実名や役割へ修正します。
例えば、次のように変更します。
・話者1 → 自社営業担当
・話者2 → 顧客担当者
・話者3 → 自社技術担当
・話者4 → 顧客側責任者
実名を使用できない場合は、役割だけでも構いません。
話者が整理されていると、生成AIが次の情報を抽出しやすくなります。
・誰が提案したか
・誰が承認したか
・誰が懸念を示したか
・誰が担当者になったか
・顧客と自社の主張の違い
ただし、話者識別が完全に正しいとは限りません。
重要な発言については、元の音声を聞いて確認してください。
手順5．文字起こしデータをコピーまたはダウンロードする
文字起こしの確認が終わったら、生成AIへ入力するためにデータを準備します。
主な方法は次の2つです。
必要な範囲をコピーする
短い会議や、一部分だけを議事録にしたい場合は、文字起こし画面から必要な部分をコピーします。
不要な雑談や休憩時間を除外できるため、生成AIへ渡す情報量を減らせます。
ファイルとしてダウンロードする
長い会議や、文字起こし全体を保存したい場合は、テキストや文書形式でダウンロードします。
ダウンロードしたデータは、生成AIへの入力だけでなく、次の用途にも使えます。
・社内フォルダへの保存
・案件別の記録管理
・関係者への共有
・過去会議との比較
・報告書の作成
会議内容に機密情報が含まれる場合は、保存先や共有範囲に注意してください。
手順6．生成AIへ文字起こしを入力する
文字起こしデータを準備したら、生成AIへ入力します。
ただし、文字起こしだけを貼り付けて「要約してください」と依頼すると、目的に合わない結果になる可能性があります。
生成AIには、次の情報を明確に伝えましょう。
・会議の目的
・作成したい文書の形式
・必ず抽出してほしい項目
・推測してはいけないこと
・出力する言語
・文章の長さ
・読み手
例えば、社内の実務担当者向けなのか、経営層向けなのかによって、必要な情報量は異なります。
基本的な議事録を作る指示文
一般的な会議では、次の指示文を使用できます。
「以下の文字起こしを基に、日本語の議事録を作成してください。
次の項目に分けて整理してください。
1．会議の目的
2．主要な議論
3．決定事項
4．未決事項
5．担当者と対応内容
6．期限
7．リスクと懸念事項
8．次回までのアクション
文字起こしに記載されていない内容は推測しないでください。
担当者や期限が明確でない場合は『未定』と記載してください。
重要な数値、日付、固有名詞は原文を維持してください。
以下が文字起こしです。
――――――――
ここに文字起こしを貼り付ける
――――――――」
この指示文では、生成AIに推測させず、不明な項目を「未定」と記載させることが重要です。
英語会議から日本語議事録を作る指示文
英語会議では、文字起こしを日本語へ翻訳してから整理するのではなく、英語の文字起こしから直接日本語議事録を作る方法があります。
「以下の英語会議の文字起こしを基に、日本語の議事録を作成してください。
次の条件を守ってください。
・会社名、人名、商品名、プロジェクト名は原文表記を維持する
・決定事項、未決事項、担当者、期限を明確に分ける
・各参加者の主な主張を整理する
・数字や日付は原文と照合できる形で記載する
・発言内容にない情報は推測しない
・聞き取りや文脈が不明な箇所は『要確認』と記載する
・最終出力は自然な日本語にする
以下が英語の文字起こしです。
――――――――
ここに文字起こしを貼り付ける
――――――――」
筆者は、聞き取れなかった英語の確認や、自分が参加できなかった英語会議の内容把握にも、この方法を利用しています。
経営層向けの短い会議要約を作る指示文
経営層へ報告する場合、会話の流れを詳しく説明するより、意思決定に必要な情報を短く示す方が適しています。
「以下の会議記録を、経営層向けに400字以内で要約してください。
次の順番で整理してください。
1．結論
2．経営判断が必要な事項
3．主要なリスク
4．次のアクション
5．担当者と期限
背景説明は最小限にし、重要な数値と固有名詞は残してください。
文字起こしにない情報は推測しないでください。
以下が会議記録です。
――――――――
ここに文字起こしを貼り付ける
――――――――」
同じ会議でも、通常の議事録と経営層向け要約を分けて作ると、読み手に合わせた報告ができます。
顧客との商談議事録を作る指示文
営業や顧客との打ち合わせでは、顧客の課題、要望、懸念、次の提案内容を整理することが重要です。
「以下の顧客商談の文字起こしから、営業活動に使える議事録を作成してください。
次の項目に分けて整理してください。
1．顧客の現状
2．顧客が抱えている課題
3．顧客の要望
4．顧客が重視している条件
5．顧客の懸念・反対意見
6．自社から説明した内容
7．合意した事項
8．追加確認が必要な事項
9．次回の提案内容
10．担当者と期限
顧客が明言していない内容を、顧客ニーズとして推測しないでください。
以下が文字起こしです。
――――――――
ここに文字起こしを貼り付ける
――――――――」
この形式で整理すると、次回提案の準備やCRMへの活動記録にも使いやすくなります。
プロジェクト会議の議事録を作る指示文
プロジェクト会議では、進捗、課題、依存関係、担当者、期限の整理が重要です。
「以下のプロジェクト会議の文字起こしから、実行管理に使える議事録を作成してください。
次の項目を表形式で整理してください。
・議題
・現在の状況
・決定事項
・課題
・対応策
・担当者
・期限
・他のタスクへの影響
その後、会議全体の要約と、次回会議までの優先事項を箇条書きで示してください。
担当者や期限が不明な場合は『未定』、発言の意味が曖昧な場合は『要確認』と記載してください。
以下が文字起こしです。
――――――――
ここに文字起こしを貼り付ける
――――――――」
表形式にすると、会議後の進捗管理へ移しやすくなります。
生成AIの誤った推測を減らす指示
生成AIは、文章を自然に補完しようとすることがあります。
議事録では、自然な文章よりも正確性を優先する必要があります。
指示文には、次の条件を追加してください。
・文字起こしにない事実を追加しない
・不明な担当者を推測しない
・期限が示されていなければ「未定」とする
・曖昧な発言は断定せず「要確認」とする
・数値を計算し直した場合は計算過程を示す
・参加者の意図を勝手に推測しない
・事実と提案を分ける
・決定事項と単なる意見を分ける
特に、「検討する」と「決定した」を区別させることが重要です。
会議中に案が出ただけなのに、生成AIが決定事項として整理するケースを防げます。
手順7．元の音声と照合する
生成AIが議事録を作成した後も、そのまま共有してはいけません。
最低限、次の項目を確認します。
・決定事項は本当に合意されたか
・担当者は正しいか
・期限は正しいか
・金額や数値に誤りがないか
・否定表現が反対になっていないか
・顧客の発言と自社の発言が混同されていないか
・未決事項が決定事項になっていないか
・生成AIが存在しない情報を追加していないか
問題のある箇所は、Nottaの音声を該当時間から再生して確認します。
全文を最初から聞き直すのではなく、重要な発言だけを確認することで、作業時間を抑えられます。
NottaのAI要約と外部の生成AIはどう使い分けるか
Nottaには、文字起こし結果からAI要約を作成する機能があります。
会議の概要をすぐに確認したい場合や、一般的な形式の要約を作りたい場合には便利です。
一方、筆者は次のような場合に外部の生成AIを使用しています。
・自社独自の議事録形式に合わせたい
・決定事項と未決事項を細かく分けたい
・担当者と期限を明確に抽出したい
・英語会議から日本語議事録を作りたい
・経営層向けと担当者向けの2種類を作りたい
・顧客の要望や懸念を営業視点で整理したい
・複数の論点を比較・分析したい
筆者の感覚では、録音と文字起こしはNotta、目的別の整理と分析は生成AIという役割分担が使いやすいです。
ただし、NottaのAI要約だけで十分な場合は、無理に別のサービスへデータを移す必要はありません。
情報管理ルールと必要な出力形式に合わせて選びましょう。
議事録作成をさらに速くするコツ
会議前に議事録の項目を決める
会議後に整理方法を考えるのではなく、会議前に必要な項目を決めておきます。
例えば、プロジェクト会議なら次の項目です。
・進捗
・課題
・決定事項
・担当者
・期限
必要な項目が決まっていれば、生成AIへの指示文を毎回作り直す必要がありません。
よく使う指示文を保存する
社内会議、顧客商談、英語会議など、用途別に指示文を保存しておきます。
次回から文字起こしを貼り付けるだけで議事録を作れます。
会議中に決定事項を言葉で確認する
会議中に次のように確認すると、文字起こしと議事録の精度が上がります。
「この件は、山田さんが6月30日までに対応するという理解でよいですか」
担当者と期限を明確に発言しておけば、生成AIも抽出しやすくなります。
固有名詞一覧を用意する
会社名、人名、商品名、略語などを一覧にして、生成AIへの指示文と一緒に入力します。
毎回同じ案件を扱う場合に有効です。
長い会議は議題ごとに分ける
2時間以上の会議を一度に整理すると、重要度の低い内容まで含まれやすくなります。
議題や時間帯ごとに文字起こしを分けて処理すると、より具体的な議事録を作りやすくなります。
よくある失敗と対処法
文字起こしを確認せず生成AIへ入力する
固有名詞や重要な数値が誤っていると、完成した議事録も誤った内容になります。
重要部分だけでも修正してから入力してください。
「要約して」とだけ指示する
出力形式が決まっていないため、担当者や期限が抜ける可能性があります。
必要な項目を具体的に指定しましょう。
AIの出力をそのまま共有する
生成AIが誤って情報を補完することがあります。
元の音声や文字起こしと照合してください。
会議全文を無条件で入力する
雑談や休憩時間、機密性の高い情報まで入力する可能性があります。
必要な範囲だけを選び、会社の利用ルールを確認してください。
決定事項と意見が混在する
「検討した案」と「正式に決定した内容」を分けるよう指示します。
担当者と期限をAIに推測させる
不明な場合は「未定」と記載させます。
推測によって誤ったタスクが設定されることを防げます。
情報管理上の注意点
会議の文字起こしには、次のような情報が含まれる可能性があります。
・顧客の個人情報
・契約条件
・未公開の事業計画
・売上や財務情報
・人事情報
・技術情報
・取引先の機密情報
外部の生成AIへ文字起こしを入力する前に、次の点を確認してください。
・会社で利用が認められているサービスか
・入力してよい情報の範囲
・機密情報を匿名化する必要があるか
・入力データの保存や学習に関する設定
・共有範囲
・処理後のデータ削除方法
会社名や人名を「A社」「担当者A」のように置き換えてから入力する方法もあります。
利便性だけで判断せず、勤務先や取引先の情報管理ルールを優先してください。
Nottaでの議事録作成に関するよくある質問
Nottaだけでも議事録を作れますか
NottaのAI要約を利用して、会議の概要や重要事項を整理できます。
より細かな形式や独自の項目が必要な場合は、文字起こしを別の生成AIで整理する方法があります。
文字起こしをすべて修正する必要がありますか
一字一句修正する必要はありません。
決定事項、担当者、期限、金額、日付、固有名詞など、議事録の正確性に影響する部分を優先して確認してください。
英語会議から日本語の議事録を作れますか
英語で文字起こししたデータを生成AIへ入力し、日本語の議事録として整理できます。
固有名詞を原文のまま残し、不明箇所を推測しないよう指示すると安全です。
会議時間が長い場合はどうすればよいですか
議題や時間帯ごとに文字起こしを分けて処理します。
それぞれの要約を作った後、最後に会議全体の決定事項とアクションを統合する方法が有効です。
無料プランでも議事録を作れますか
短い録音であれば、文字起こしとAI要約を試せます。
長時間の会議を継続的に処理する場合は、文字起こし時間や1回当たりの制限を確認してください。
生成AIへ会議記録を入力しても安全ですか
利用するサービス、契約プラン、設定、会社の規程によって異なります。
機密情報や個人情報が含まれる場合は、会社の情報管理部門や社内ルールを確認してください。
AIが作った議事録はそのまま使えますか
そのまま使用せず、重要事項を元の音声や文字起こしと照合してください。
最終的な正確性の確認は人間が行う必要があります。
まとめ
Nottaと生成AIを組み合わせると、会議音声から実務で使える議事録を効率よく作成できます。
基本的な流れは次のとおりです。
1．Nottaで会議を録音する
2．文字起こし結果を確認する
3．固有名詞、数値、担当者、期限を修正する
4．話者名を整理する
5．文字起こしをコピーまたはダウンロードする
6．目的に合った指示文と一緒に生成AIへ入力する
7．元の音声と照合して完成させる
重要なのは、Nottaや生成AIへすべてを任せることではありません。
Nottaで正確な記録を残し、生成AIで情報を整理し、人間が重要事項を確認するという役割分担が有効です。
筆者もこの流れを使い、日本語・英語会議の内容確認や議事録作成にかかる時間を大幅に短縮しています。
まずは短い社内会議で試し、自社の議事録形式に合う指示文を作って保存しておくと、継続的に効率化できます。
